Sve više stranih državljana dolazi u Hrvatsku zbog posla, ulaganja i pokretanja vlastitih poduzeća. Prirodno se postavlja pitanje – što ako žele unajmiti baš vaš poslovni prostor, bilo da se radi o uredu, lokalu ili skladištu?
Možda razmišljate o tome da ponudite prostor, ali niste sigurni koja je procedura i koja dokumentacija je potrebna. Dobra vijest je da postupak nije pretjerano kompliciran, no važno je znati osnovna pravila i pripremiti ispravne papire. Kada jednom razumijete proceduru, sve ide prilično glatko.
Ako vas zanima kako cijeli proces izgleda u praksi, nastavite čitati.
Koja dokumentacija je potrebna za iznajmljivanje poslovnog prostora strancima?
Kada strani državljanin želi unajmiti poslovni prostor u Hrvatskoj, mnogi vlasnici pomisle da je riječ o kompliciranoj proceduri. U praksi, stvari su prilično jednostavne, ali je ključno da se na početku zna što je sve potrebno kako bi ugovor bio pravno siguran za obje strane.
Sa strane zakupca (stranog državljanina) obično se traži:
- Putovnica – osnovni dokaz identiteta.
- OIB (osobni identifikacijski broj) – strani državljani ga dobivaju pri poreznoj registraciji, a potreban je za sklapanje ugovora i poslovanje.
- Registracija firme ili obrta – ako zakupac dolazi u ime pravnog subjekta (hrvatskog ili stranog), nužno je priložiti dokumente o osnivanju ili registraciji poslovnog entiteta.
- Boravišna ili radna dozvola – u slučaju da zakupac planira dugoročnije poslovanje i boravak u Hrvatskoj.
Sa strane vlasnika prostora potrebno je:
- Dokaz o vlasništvu nad nekretninom – zemljišnoknjižni izvadak ili drugi valjani dokument.
- Osobna iskaznica ili putovnica – radi identifikacije.
Cilj je da postoji jasna i pravno čista evidencija tko iznajmljuje prostor, a tko ga daje u zakup. Kada su svi papiri uredni, i vlasnik i zakupac mogu biti sigurni da neće biti neugodnih iznenađenja.
Dobra praksa je i konzultacija s odvjetnikom ili agencijom za nekretnine, jer stručnjaci mogu provjeriti dokumentaciju i spriječiti potencijalne probleme prije potpisivanja ugovora.
Kako izgleda ugovor o zakupu poslovnog prostora za strance?
Kada se prikupi sva potrebna dokumentacija, najvažniji korak je izrada i potpisivanje ugovora o zakupu. Ugovor štiti i vlasnika i zakupca jer u njemu jasno stoje svi detalji poslovnog odnosa.
Ugovor obično sadrži:
- podatke o vlasniku i zakupcu (ime, prezime, broj putovnice ili OIB, naziv firme ako je zakupac pravna osoba)
- točan opis poslovnog prostora (adresa, kvadratura, kat, namjena)
- cijenu zakupa i način plaćanja
- trajanje zakupa (određeno ili neodređeno)
- prava i obveze ugovornih strana (npr. plaćanje režija, održavanje prostora, mogućnost preuređenja i sl.)
Stranim državljanima se preporučuje da ugovor bude sastavljen dvojezično (najčešće hrvatski – engleski). Time se izbjegavaju nesporazumi i obje strane imaju jasnu pravnu sigurnost.
Također, preporučuje se ovjera ugovora kod javnog bilježnika. Iako nije uvijek zakonska obveza, ovjera pruža dodatnu razinu zaštite i vjerodostojnosti dokumenta.
Kako pripremiti poslovni prostor za najam?
Prije nego što ponudite svoj poslovni prostor potencijalnim zakupcima, važno je da ga pripremite na način koji ostavlja dobar dojam i olakšava sklapanje ugovora. To podrazumijeva nekoliko praktičnih koraka: prostor treba biti čist, uredan i funkcionalan, s provjerenim instalacijama (struja, voda, internet).
Ako postoje manji kvarovi ili dotrajali dijelovi, dobro je to sanirati unaprijed jer ulaganje u osnovno održavanje povećava atraktivnost prostora. Također, fotografije i opis koje šaljete ili objavljujete trebaju biti jasni i profesionalni, jer prvi dojam često presudi u odluci zakupca. Na taj način povećavate šanse da brzo pronađete pouzdane najmoprimce i ostvarite sigurnu suradnju.
Kako biste lako i brzo iznajmili poslovni prostor, trebate unaprijed sve pripremiti i biti transparentni prema potencijalnom zakupcu. U praksi u Hrvatskoj (a i šire u EU), nije obveza vlasnika da unaprijed dostavlja sve račune budućem zakupcu, ali je to vrlo preporučljivo iz dva razloga:
- Transparentnost – ako potencijalni zakupac vidi kakvi su prosječni troškovi režija (struja, voda, plin, komunalna naknada, pričuva, internet…), lakše će procijeniti ukupne mjesečne troškove poslovanja.
- Povjerenje – otvorenost u vezi troškova ostavlja profesionalan dojam i povećava šanse da zakupac odabere baš vaš prostor.
Uobičajena praksa je:
- Vlasnik pripremi zadnjih nekoliko računa za komunalije i režije (barem 2–3 mjeseca unatrag).
- Računi se daju na uvid, ali ne moraju ostati kod zakupca.
- U ugovoru se jasno definira tko snosi koje troškove (najčešće zakupac, osim ako se ne dogovori drukčije).
Dakle, zakonski nije nužno, ali poslovno je pametno i praktično jer sprječava nesporazume kasnije.
Iznajmljivanje poslovnog prostora stranim državljanima u Hrvatskoj na prvi pogled može izgledati složeno, no kada se zna koja je dokumentacija potrebna i kada se ugovor sastavi precizno i jasno, cijeli postupak prolazi bez poteškoća. Ključ je u dobroj pripremi i pravnoj sigurnosti, kako za vlasnika, tako i za zakupca.
Ako želite biti potpuno sigurni da je sve provedeno u skladu s propisima, najbolje je obratiti se stručnoj agenciji ili odvjetniku.
Na taj način, vi izdajete svoj prostor mirno i bez brige, a zakupac ima čvrst i legalan temelj za razvoj svoga poslovanja u Hrvatskoj.